Doba je godine kada udruge prijavljuju programe na javne natječaje i pozive, a istovremeno treba pisati izvješća za ostvarene programe što nije nimalo jednostavan posao, posebno ako vam odgovorna osoba u udruzi nije matematički tip i ako nemate love da platite nekom drugom da obavi sva ta računanja za vas.
Rokovi stišću, a pred vama su stotine računa, izvodi, ugovori, fizički papiri, potvrde u pdf, doc i tko zna kakvim ekstenzijama razbacane po mailovima, fasciklima, whatsapp aplikacijama i sad sve to treba pročešljati i staviti u red. Za većinu programa morali ste potpisati jamstvo da isti trošak nećete pravdati dvaput, novcem iz različitih potpora i sad vrlo koncentrirano morate paziti i na taj dio u izvještajima kako ne biste zabrazdili u bezakonje i zaradili crveni karton od svih koji proračunski podupiru kulturu.
Vjerovali ili ne, cijela ta muka može se obaviti za par sati uz potporu digitalnog asistenta, umjetne inteligencije, možda i brže ako ne prijavljujete programe prvi put pa već iz iskustva znate koliko je pametno organizirano spremati račune tijekom čitave godine i kategorizirati ih kako biste u deadlineu imali što manje problema.
Udruga čiji model prijavljivanja i izvještavanja koristimo u ovom edukativnom članku, račune u digitalnom obliku arhivira na ‘oblaku’ koristeći Google Workspace i 100 terabajta disk prostora koji Google ustupa udrugama kroz svoj nonprofi program potpore, a za potporu u pisanju i računanju koristi ChatGPT i Claude koji je ove godine odradio najveći posao.
Dok ChatGPT odlično poznaje detalje o radu udruge, kontekst prijavljenih programa i veze među njima, Claude se zadnjih mjeseci pokazao kao puno precizniji i sigurniji alat od svoje OpenAI konkurencije.
Za izvješća je prvo valjalo izlistati sve bankovne izvode i popisati sve račune pa ih podijeliti po kategorijama prema onim stavkama za koje su osigurana sredstva, tipa plaće, honorari, najam opreme, kupnja, gradnja, održavanje, putni troškovi, smještaj, hrana itd.
To je radio Claude koji je prethodno na uvid dobio tekstove lanjskih javnih natječaja i detalje prihvaćenih programa, kao i formulare za izvješća po kojima je prikupljao račune i razvrstavao ih za pravdanje svakom od nekoliko različitih izvora potpore.
Naravno, ne ide sve kao na filmu jer ima računa kojima se izlizala tinta, more krivih datuma, pogrešno evidentiranih iznosa, brojeva računa, namjena ili nekim računima ne može se ući u trag, pa treba imati i ponešto strpljenja, ali AI to ipak hendla puno brže nego što bismo sami bez potpore mudrijaškog alata.
Za razliku od lani, kada to još nije bilo moguće, umjetna inteligencija ove godine može samostalno ući u formular na webu i popunjavati sve stavke u njemu, a može čak i poslati program ili izvješće bez vas, što dakako nije preporučljivo jer AI je samo alat i bilo bi ludo prepustiti mu kontrolu za tako bitnu stvar kao što je lova za vašu udrugu.
Claude je pred nama popunjavao kolone u online formularu za izvješće, zipao posebno račune, posebno pripadajuće bankovne izvode i svaki uploadao tamo gdje treba, a na nama je bilo samo da sve dvaput sve prekontroliramo i kliknemo na botun za predaju izvješća. I tako za sve programe.
Osim što je sve to obavio, alat je svakom takvom radnjom sve upućeniji u vaš sustav i tako sve korisniji za sve ostale poslove, ne samo u matematiku, prihode i rashode nego i puno šire što će vam dobro doći u poslovima koji tek dolaze.
To što je u ovom konkretnom slučaju glavni posao obavio Claude, ne znači da i drugi alati to ne mogu, a zbilja ih je mnogo i većina će stabilnim udrugama ponuditi posebne uvjete za korištenje, popuste ili čak besplatno ustupiti neke alate što definitivno treba iskoristiti prije nego Terminator pokaže svoje pravo lice i sve nas ugasi. Ako nam je to sudbina, neka prođe s nama muku pisanja godišnjih izvještaja i računanja.
